サイボウズLive MAGAZINE マガジン

相鉄ビジネスサービス 株式会社（SBS）は、神奈川県を主な基盤とし、鉄道やバス、小売、不動産など生活に密着する事業を展開する相鉄グループの関連会社だ。相鉄グループの間接業務である人事給与や経理、システム業務などを集約・効率化するサービスを提供している。

同社 総務人事サービス部 第１給与担当の毛海直樹さんは、チームおよび業務で関連する他部署との情報共有に「サイボウズLive」を導入し、担当者ごとに依存していた業務内容を可視化した。部門やチームから情報共有の手法を変え、ワークライフバランスを考慮した企業活動と、事業継続性の強化・作業効率化を目指している。

事業継続とワークライフバランスの実現に向けて

――サイボウズLiveを導入したきっかけは？

毛海：私のチームは、給与業務を担当しています。4人（2011年6月までは5人）の担当者がグループ会社と給与関連情報のやりとりをしているのですが、各業務が担当者に依存している点が課題でした。各担当者はグループ会社とのやりとりに精通していますが、その情報をチーム全体に共有しきれていませんでした。その結果、例えば担当者が急に休んだ場合、ほかのメンバーが同じレベルで業務を担当することは難しい状況だったのです。

 

弊社は女性社員も多く、育児休暇制度の整備など、働きやすさの実現にも注力しています。そこで「事業継続性の強化とワークライフバランス重視時代への対応」という目標を立てました。その一歩として、メンバーのタスクをチーム全員が把握し、担当者がいなくても滞りなく業務を続けられる環境を作ることにしたのです。

具体的には、チームの作業を分担し、日々発生している案件・状況を共有し、「どのタスクがどこまで進んでいるかを把握」することから始めました。これまで活用していた「サイボウズLive」を、情報共有ツールとして本格的に使い出したのです。

担当者不在でも、チームで業務を回せるようにする

――サイボウズLiveの導入で、チームの仕事の進め方は変わりましたか。

毛海：サイボウズLiveでは、報告や作業依頼、問い合わせ対応など、日々の業務で発生する作業をチームで共有しています。これまでは、タスクを口頭やメールで確認していましたが、それらをサイボウズLive上で行うことで、さまざまなメリットが得られました。

例えば、給与関連の変更情報を給与計算システムに登録する場合、従来は口頭で担当者に確認をしていましたが、今はサイボウズLiveに蓄積している過去の案件を検索して、誰がどう作業したかを確認することで、チームメンバー全員が同じように作業できるようになりました。

また、依頼したタスクの進ちょく確認には、「ToDoリスト」を使います。これにより「Aさんが対応していて、BさんとCさんが細部を詰めている」といったより詳細な状況が分かるようになりました。これまでは口頭やメールで各担当者に確認していた業務が、簡略化できました。

チーム内の情報共有に加え、システムサービス部など他部署ともサイボウズLiveで連絡をとりあっています。これらの取り組みが奏功し、業務効率の改善効果として、給与計算に必要としていた担当者5人の仕事量を、2.5人でできるようになりました。その結果、ほかの仕事に担当者を割り当てられるようになりました。また、フレックス制度の活用も進み、月の時間外勤務時間は減少傾向にあります。

 

――サイボウズLiveの活用に至った決め手は何だったのでしょうか。

毛海：3点あります。1点目は、「タスク管理」ができることです。各担当者の業務の経緯を把握し、暗黙知を形式知に変えることが目的でした。チームのすべての仕事を可視化できる「ToDoリスト」に魅力を感じました。

2点目は、「セキュリティの面で安全だ」と判断できたこと。サイボウズ株式会社は東証一部に上場しており、運営サービスの情報セキュリティポリシーが公開されています。無料のコラボレーションツールはいつ運営が止まるか分かりませんし、セキュリティの面で不安を感じることもあります。その点サイボウズLiveは第三者による監査を受け、上場企業としてサービスの運営に責任を持っているだろうと判断できたので、上司からの承諾も得られました。

3点目は、「セキュリティが確保された状態で、会社以外の環境からもサービスを使える」点です。会社以外の環境でも活用できるため、急に体調が悪化した子供を病院に連れていくために外出しても、社外からアクセスして急な用件に対応できるといった点を評価しました。

ToDoリストの工夫で、確認もれを防ぐ

――サイボウズLiveでは「ToDoリスト」を中心に使っていらっしゃるのですね。

毛海：はい。「ToDoリスト」を作業の案件管理や業務報告に活用しています。サイボウズLive活用の9割程度がタスク管理です。各担当者にタスクと締め切りを設定してもらい、私が進ちょくをチェックするようにしています。社内・チームの情報共有に役立っていますね。

タスクが完了した場合は、担当者自身で「ToDoリスト」のステータスを「完了」に変えてもらいます。これにより、チーム全体の仕事の進み具合がタスク一覧表でつかめます。「未完了」のタスクは定例会議で確認することで、的確な指示が出せるようになりました。

――給与計算の分野では、細かなToDoがたくさん発生すると思います。ToDoリストをうまく管理する方法はありますか。

毛海：ToDoリストのタイトル付けを工夫しています。例えばタイトルの冒頭に「★」を入れ、重要な情報を一目で把握できるようにしています。

また誰がToDoの担当かを明確にするために、タイトルに担当者同士の名前の頭文字を入れています。例えば田中さんと鈴木さんがやりとりするタスクのタイトルは、「【田⇒鈴】」と入力しておくのです。ボールの持ち主（ToDoの責任の所在）が分かり、確認の抜け漏れが減らせます。

50通の受信メールがなくなった

――ToDoリストによるチームのタスク管理が主な用途ですね。その他の機能についてはどう活用していますか。

毛海：「掲示板」は法改正など人事給与にかかわる一般的な情報の共有に、「共有フォルダ」は業務のチェックリストやマニュアルの保管に活用しています。チーム全員への連絡用であり、一般的な使い方ですね。見返したい書き込みやコメントは、「お気に入り」に登録して振り返られるようにしています。

サイボウズLiveを使うことで、社内の連絡がスムーズになりました。口頭やメールで確認していた担当者とのやりとりは、ToDo上にログとして蓄積でき、ほかのメンバーも参照できます。

メールに関しては、私自身、日によっては50件ほど受信する日もありましたが、チームへの連絡にメールを使うことはほぼなくなりましたね。メールのチェック・整理時間が減るとともに、出社前にサイボウズLiveを見ながら当日の予定を組み立て、出社後すぐに業務に取り掛かれるようになりました。

――サイボウズLiveに対する改善要望はありますか。

毛海：担当者の中には、タスクをWebではなく紙で管理したいという人もいます。紙は個人のタスク管理用として優れていますが、それをチームで共有できれば、担当者が持っている情報がオープンになり、チームとしての業務理解がいっそう進みます。

それを満たすには、紙媒体とサイボウズLiveの連係機能がほしいですね。具体的には、手帳に記載したタスクと日時をスマートフォンで撮影すると、それらを自動で読み取り、ToDoリストに自動登録する機能です。業務の繁忙期にも重宝すると思います。

情報共有の文化を根付かせたい

――ありがとうございます。最後に毛海さんの今後の展望をお聞かせください。

毛海：相鉄ビジネスサービス株式会社の使命は、給与計算業務をより安く、早く、正確に行うことです。ここをしっかりと意識してチームで仕事をすることで、雇用の多様化にもつながっていくと信じています。

給与関連業務は、支払いの遅延は言うまでもなく、1円のミス、1つの手続き遅れも許されません。そのためには、1つ1つの作業をチーム全員で把握することが不可欠です。鍵になるのは、チームでの情報共有です。現状はサイボウズLiveを私のチームと他部署の一部で使っている状態です。ここで得た成功のノウハウをほかのチームに伝えながら、情報共有の文化が根付いていけばいいと思っています。